説明が下手なやつ、とレッテルを貼られるとデメリットが多いです。
例えば、上司から
- 「なにが言いたいの？」
- 「簡潔に話して」
とイライラしながら言われたことはないでしょうか。
とはいえ、生活していると説明する場面はたくさんあります。
具体的には友人との雑談、プレゼン、仕事での報・連・相など。
そのため、説明上手になると様々な場面で生きやすくなります。
本記事は
- 説明が下手なやつと言われて悩んでいる
- 説明上手になりたい
- 部下や同僚で説明が下手なやつに悩んでいる
という方に向けて説明が下手なデメリットからその原因、改善策までご紹介します。
説明が下手なやつのデメリットと、上手くなるメリット
説明下手のデメリット、説明上手のメリットを知ることは、改善へのモチベーションにつながります。
ここでは説明が下手なやつのデメリット、説明上手のメリットをみていきましょう。
説明が下手なやつのデメリット
説明が下手なやつのデメリットは、以下の3つです。
- 意見や状況を正確に伝えられない
- 説明に時間がかかり、相手に迷惑をかけてしまう
- 仕事で信頼できない人だと思われる
デメリット①：意見や状況を正確に伝えられない
仕事では、情報を正確に伝達することが大切です。
説明が下手だと誤った解釈で相手に伝わったり、そもそも意味が伝わらなかったりします。
その結果、ミスにつながってしまう可能性も否めません。
デメリット②：説明に時間がかかり、相手に迷惑をかけてしまう
説明が理解されないと、何度も聞き返されたり、質問をされたり伝わるまでに時間がかかります。
仕事中はみんな忙しいものです。
無駄な時間を使ってしまうと、相手に迷惑なだけでなく、あなたへの悪印象につながってしまうこともあります。
デメリット③：仕事で信頼できない人だと思われる
説明が下手だと
- 内容を理解していない
- プレゼンを任せられない
- 要領が悪い
と誤解される場合があります。
結果として信頼を失い、仕事ができない人の印象を持たれてしまうこともあるでしょう。
説明上手のメリット
逆に、説明上手のメリットはなんでしょうか。
それは、「好印象を持たれ仕事がしやすくなる」ことです。
仕事をしていると、説明が求められる場面がたくさんあります。
- 会議やプレゼン
- 上司への報告
- 営業
説明が上手ければそのすべての場で好印象となる可能性が高く、「仕事ができる人」と相手に印象付けることもできます。
説明が下手なやつの特徴と理由
説明が下手なやつには、実は特徴と原因があります。
「自分は説明が上手い！」と思っている方も、当てはまるものが多ければ、もしかすると説明が下手なやつかもしれません。
説明が下手なやつあるある
まず、説明が下手なやつあるあるです。
- 話が必要以上に長い
- 結論が定まっていない
- 専門用語を使う
特に上2つは、説明が下手なやつは必ずと言っていいほどあてはまります。
- 簡潔に話して
- 結局何が言いたいの？
というのは、職場でよく聞く注意です。
実際に私の職場でも4~8月の新人教育の時期に良く聞こえてきました。
また、説明しているとき、相手がぽかんとしていることはないでしょうか？
相手が知らない言葉を使ってしまうと、それだけで説明がわかりにくいと思われてしまいます。
▼専門用語を使うことで、わかりづらく感じる例をわかりやすく紹介しています
関連記事：「説明下手でイライラする！」と言われるあなたへ！原因と改善方法を紹介
説明が下手な原因
「説明が下手なやつ」の原因を知れば、改善することができますよね。
実は説明が下手なやつの特徴に、原因は隠されています。
- 文章の組み立てを知らない
- 結論が定まっていない
- 相手のことを考えていない
特徴①：文章の組み立てを知らない
まずは、文章の組み立てを知らないことです。
頭に浮かんだ順に話してしまったり、時系列を考えず話してしまったりして、文章を組み立てずに話していることがあげられます。
文章の組み立てが悪いために、同じ話をくり返し、話が必要以上に長くなってしまいます。
特徴②：結論が定まっていない
次に、伝えたい結論が定まっていないことです。
なにを伝えたいかが明確でないと、話の着地がうまくできず、相手に内容が伝わりません。
特徴③：相手のことを考えていない
自分が知っていることは相手も知っていると決めつけてはいけません。
話す相手の知識、状況、経験を踏まえて説明する必要があります。
相手の知らない言葉を使わない、極端な省略は避けるなど、相手のことを考えた説明を心がけましょう。
イメージとしては小学校高学年の子供でも分かるような説明をすると、簡単すぎず難しすぎない説明ができます。
説明が下手なやつの改善策
原因をみると、結論ありきの組み立て方を知れば解決できそうですよね。
最後に「説明が下手なやつの改善策」を3つ紹介します。
- PREP法を身につける
- 説明に関する本で学ぶ
- 伝え方コミュニケーション能力検定を受ける
改善策①：PREP法を身につける
PREP（プレップ）法は、文章を書くときや説明するときにわかりやすいと言われるテンプレートです。
PREP法は以下の頭文字をとったものです。
- Point(結論)
- Reason(理由)
- Example(具体例)
- Point(結論)
PREP法の順番で話すことで、簡潔で説得力のある文章を組み立てることができます。
結論から話すので、結論を定めず話しはじめることもなくなりますよね。
イメージしやすいように例を1つ出しましょう。
P（結論）
短期合格を目指すなら、独学よりスクールをおすすめします。
R（理由）
なぜなら、独学より効率的に勉強を進めることができるからです。
E（具体例）
スクールは勉強に集中できる、スケジュール管理をしてくれる、わからないことを質問できる、と独学の課題を補ってくれます。
P（結論）
時間がない人にはメリットが大きいため、短期合格を目指すなら独学よりスクールがおすすめです。
結論でサンドイッチして、理由や具体例という具材を入れて味付けする心がけをするとよいでしょう。
話す内容が複雑になっても、テンプレートに当てはめて考えてみてください。
改善策②：説明の仕方についての本を読む
説明は生きていくうえでの大切なスキルであり、説明の仕方を勉強できる本が多く出版されています。
本記事では、たくさんある本の中から、特におすすめ3冊を紹介します。
1分で話せ
「1分で話せないような話は、どんなに長くても伝わらない」というのが著者の主張です。
1分で記憶に残る、人を動かすことができる伝え方を解説してくれています。
頭のよさとは「説明力」だ
テレビ番組「世界一受けたい授業」でおなじみ、齋藤孝さんの著書です。
説明力につながる力を「時間間隔」「要約力」「例示力」の3つに分けて解説。
上手い説明のためのテンプレートとそのトレーニングまで掲載されているので、読みながら説明力を伸ばすことができます。
伝え方が9割
伝え方をスキルとして体系的に整理したベストセラーです。
事例も多く、日常に即応用できるテクニックがたくさん紹介されています。
「伝え方→実践例」という構成も理解しやすいですし、とっつきにくい方向けにマンガ版も販売されています。
改善策③：説明が上手になるための資格を受ける
説明下手なやつを卒業するための、資格が実はあります。
その資格とは「伝え方コミュニケーション検定」。
伝え方コミュニケーション検定では
- 自分の伝え方の傾向を知る
- 伝え方の種類を学ぶ
- 相手に合わせて伝え方を調整する
ということを学ぶことができ、相手に説明を理解されやすくなることから「説明が下手なやつ」とは言われなくなります。
伝え方コミュニケーション検定の詳細は、以下の記事で紹介していますので
興味のある方は読んでみてくださいね！
関連記事：【履歴書に書ける資格】伝え方コミュニケーション検定について解説
最後まで読んでくださり、ありがとうございました。
